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Anticiper l’enlèvement et la livraison de vos colis : quelles précautions prendre ?
Pour l’expéditeur, la remise du colis au transporteur est le dernier moment où il pourra vérifier que son envoi est bien en règle pour parvenir à destination sans encombre. Et oui, le transporteur n’est pas seul responsable de la bonne livraison de votre marchandise. Vous, expéditeur, devez prendre toutes les précautions nécessaires en amont, y compris anticiper l'étape de la livraison. Que faire au départ et à l’arrivée d’un colis ? Réponse ci-dessous.
L’enlèvement (ou la collecte) : que faire au départ d’un colis ?
Que le transporteur passe collecter votre marchandise sur site ou que vous déposiez vos colis en bureau de poste, en agence ou dans un point relais, voici la « check list » à suivre au moment de l’enlèvement de votre colis :
#1 Vérifier le poids et les dimensions de l’envoi : lorsque vous avez réservé la prestation de transport, vous avez déclaré un poids et des dimensions. Ces informations ont influencé le prix de l’acheminement. Si elles sont imprécises ou erronées, vous vous risquez à subir quelques complications : refus de la prise en charge par le transporteur, colis bloqué, supplément, délai rallongé, perte de l’assurance en cas de problème…
En savoir plus : Comment et pourquoi mesurer et peser son colis ?
#2 Vérifier le contenu de votre colis : nous vous recommandons de consulter la liste des marchandises interdites et de vous assurer que la vôtre ne présente aucun danger. En cas de contrôle, vous vous exposez à la perte de vos produits et à des suppléments. Prenez aussi connaissance des CGV du transporteur qui détaillent les types de marchandises qu’il prend en charge.
#3 Vérifier l’emballage : un carton bien rempli (ni trop, ni trop peu), adapté à la taille et au type de marchandise ; un bordereau bien lisible, posé sur le dessus du paquet ; du ruban adhésif solide pour sceller le colis en toute sécurité… découvrez tous nos conseils d’emballage. Un emballage réussi est votre meilleure assurance contre les dommages en cours d'acheminement !
#4 Vérifier les adresses : elles doivent être réelles et précises. Si le transporteur ne peut y accéder facilement, il pourra considérer le déplacement comme accompli et stocker le colis en entrepôt ou en point relais… sa récupération sera alors à la charge du destinataire ! Sachez aussi que des informations incomplètes éliminent la responsabilité du transporteur en cas de retard. Enfin, nous vous conseillons d’indiquer le numéro de téléphone du destinataire et d’ajouter tout renseignement utile pour faciliter la livraison au maximum.
#5 Pour les envois internationaux : vérifiez que les documents obligatoires à l'export sont bien accessibles, dans une pochette plastifiée, collée au colis. Certains transporteurs fournissent la pochette plastique au moment de l’enlèvement.
Notre reco : soyez prêts AVANT l'arrivée du transporteur. Certaines collectes échouent parce que l'expéditeur n'a pas terminé d'emballer son colis. Anticipez !
L’étape de la livraison : que faire à l’arrivée du colis ?
Votre destinataire reçoit son colis. C’est là qu’il découvre l’état de la marchandise… et si dommage il y a, alors des réclamations risquent fort d’apparaitre. Selon les transporteurs, des réserves peuvent être obligatoires pour obtenir un dédommagement, au moment de la livraison ou après. La procédure varie selon le prestataire. Nous vous invitons à toujours consulter les CGV du transporteur choisi pour connaitre les conditions.
Notre reco : sensibilisez vos destinaitaires au contrôle des colis au moment de la livraison. Bien que les réserves ne garantissent pas une indemnisation en cas de problème, sachez qu'elles constituent très souvent l'étape numéro 1 d'un processus de réclamation. Vos clients doivent donc, si possible, vérifier leurs colis devant le transporteur, avant de signer le bon de livraison et d'y inscrire les dommages éventuellement constatés.
Le montant de l’indemnisation est généralement limité car il est évalué au forfait ou au poids. Nous vous conseillons de souscrire en plus une assurance ad valorem qui couvrira la marchandise à hauteur de sa valeur et non de son poids !
Des actions existent en amont pour anticiper les litiges et en aval pour les apaiser. Quoi qu’il en soit nous vous conseillons de toujours vous tenir informé de la législation en la matière afin de vous protéger efficacement. Pour vous aider sur les retards, pertes et dommage, nous mettons à votre disposition un article sur la gestion des litiges dans la livraison.
En tant qu'expéditeur, sachez que toutes les précautions que vous prendrez au moment de l’enlèvement de la marchandise diminueront d’autant les risques de problèmes à l’arrivée. L'enlèvement du colis est donc une étape à ne pas manquer !