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Comment peser et mesurer vos colis ?
Le poids et les dimensions de votre colis font partie des informations que vous devez renseigner au moment de la réservation de votre prestation de transport. Elles conditionnent le tarif de vos expéditions. Répétitives, coûteuses et chronophages, on serait parfois tenté de se passer de ces mesures contraignantes et d’inscrire n’importe quoi à la place, pourvu de boucler plus rapidement l’expédition du colis. Sachez pourtant que cela vous exposerait au risque de perdre plus de temps et d’argent encore ! Ces mentions ne sont pas à prendre à la légère. Pourquoi sont-elles fondamentales ? Comment faire pour peser et mesurer vos colis facilement ? On vous explique tout.
Pourquoi faut-il renseigner correctement le poids et la taille d’un envoi ?
Le poids et les dimensions de vos colis doivent être conformes à la réalité. Ces informations ne conditionnent pas simplement le prix de la livraison mais aussi son traitement par le transporteur, et notamment les délais. En particulier lorsqu’il s’agit de livraison express, l’acheminement du colis est mécanisé : cela signifie qu’il passe par tapis roulants et que le bordereau d’expédition qui contient les informations est scanné par des machines. Des dimensions ou un poids en dehors des limites peut tout simplement empêcher le traitement du colis sur ces chaînes mécanisées.
Voici les risques auxquels vous vous exposez lorsque votre déclaration n’est pas fidèle à la réalité :
- Le transporteur peut refuser la prise en charge au moment de l’enlèvement du colis ;
- Le transporteur peut exiger un supplément pour acheminer le colis jusqu’au bout ;
- Votre envoi peut être bloqué dans l’entrepôt ou l’agence de transport, sa récupération étant alors à votre charge et les frais déjà engagés n’étant pas remboursés ;
- Le délai peut se rallonger : le colis n’étant plus mécanisable, il doit recevoir un autre traitement, non prioritaire ;
- En cas de perte ou de dommage, l’assurance du transporteur ou votre assurance ad valorem ne pourront s’appliquer.
Autre point de vigilance, les transporteurs mesurent et pèsent systématiquement tous les colis qu’ils acheminent. N’espérez donc pas passer à travers les mailles du filet en jouant sur l’approximation : votre prestataire de transport vérifiera toujours les informations de votre déclaration !
Comment peser ses colis ?
Le poids du colis est indiqué en kilos (kg). Cela peut paraître banal mais ne vous trompez pas d’unité, car cela pourrait tout changer !
Pour peser ses colis, l’idéal est d’utiliser une balance électronique. Celle-ci vous indique le poids exact de votre envoi. Si vous envoyez beaucoup de colis, nous vous recommandons son usage qui vous fera gagner du temps sur le long terme.
Pour les envois plus ponctuels, vous pouvez utiliser un pèse-personne. Pour cela, pesez-vous avec le colis dans les mains, puis pesez-vous à nouveau, mais sans le colis cette fois-ci : la différence vous donnera le poids du colis. En cas de doute, il vaut mieux arrondir au kilo supérieur.
Comment mesurer ses colis ?
Les dimensions du colis sont exprimées en centimètres. Les 3 mesures à prendre sont la longueur (L), la largeur (l) et la hauteur (h). Elles s’écrivent ainsi : L x l x h.
Pour mesurer ses colis, rien ne vaut un mètre ou une règle. Cependant, de manière ponctuelle, si vous ne disposez pas de ce matériel, vous pouvez vous débrouiller avec une feuille de format A4 (feuille d’imprimante classique). Les dimensions d’une feuille A4 sont 21 x 30 cm. Cela vous permettra d’évaluer les dimensions en pliant et/ou en déplaçant la feuille le long des arêtes du colis.
Attention : tant pour le poids que pour la taille, les mesures se font toujours sur le colis, non sur l’objet que vous envoyez.
Astuces pour réduire le poids et la taille de son colis
Si vous voulez que votre marchandise arrive en bon état, il est important de l’emballer correctement. Satisfaire vos clients et éviter les litiges : voilà deux raisons plus que suffisantes pour se préoccuper de l’emballage.
Choisissez d’abord un emballage adapté à la taille de la marchandise : évitez les cartons trop grands. Un carton insuffisamment rempli s’écrase plus facilement et expose votre envoi aux dommages. A l'inverse, un carton trop rempli risque d'éclater durant l'acheminement.
Calez ensuite vos produits de façon à empêcher leurs mouvements durant le transport : selon le type de marchandise, des billes de polystyrène, des coussins d’air ou des frisures de papier feront l’affaire. Protégez en toute légèreté !
Dans le cas de plusieurs produits en un seul envoi :
Renseignez-vous sur le type de tarification appliquée par le transporteur : s’agit-il de poids volumétrique et du poids réel ? Dans le cas du poids volumétrique, il vous sera plus avantageux de regrouper votre marchandise dans un seul gros carton (pensez alors à emballer individuellement chaque produit afin d’éviter qu’ils ne s’entrechoquent). Dans le cas du poids réel, le prix sera certainement plus intéressant si vous répartissez votre marchandise dans plusieurs petits colis (elle ne s’en verra d’ailleurs que mieux protégée).