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Bordereau d’expédition ou étiquette de transport : comment ça marche ?
Que vous entendiez parler de bordereau d’expédition ou d’étiquette de transport, sachez qu’il s’agit de la même chose ! C’est l’étiquette que vous recevez après avoir commandé votre prestation de transport. A quoi sert-elle ? Comment l'utiliser ? Explications.
A quoi sert un bordereau d’expédition ?
Obligatoire, l'étiquette de transport est à joindre à votre envoi pour que celui-ci puisse partir. Nécessaire au bon acheminement de votre colis jusqu’à destination, c’est ce document qui donne les instructions de livraison au transporteur.
Le bordereau d’expédition est un document qui récapitule la liste des colis envoyés, leurs dimensions, leurs contenus, leurs poids.
Document établi par l'expéditeur, destiné au réceptionnaire, récapitulant la liste des marchandises expédiées, leurs quantités ainsi que le nombre et le poids des colis constituant l'expédition et accompagnant celle-ci.
Quelles informations doit contenir un bordereau d’expédition ?
L’étiquette de transport contient toutes les informations utiles sur l’expéditeur et le destinataire. Voici les éléments que vous pourrez y retrouver* :
- Noms et prénoms
- Société (le cas échéant)
- Adresse (+ éventuellement l’étage, le code de la porte d’entrée et toute autre indication utile)
- Code postal
- Ville et Pays de destination
- Téléphone
- Type de livraison
- Code barre et numéros de colis
Figurent aussi sur le bordereau d’expédition les informations que vous avez déclarées lors de votre commande : le poids et les dimensions, le contenu et la valeur de la marchandise*.
Pour résumer, voici la liste des informations : prénoms, noms, société du destinataire et de l’expéditeur, leurs adresses complètes (avec le pays si nécessaire), les numéros de téléphone, le type de livraison, le code barre et les numéros de colis ainsi que le poids, les dimensions, le contenu, la valeur de la marchandise.
Soyez vigilant sur votre déclaration
Lors de votre commande, votre déclaration nécessite de la précision et doit être conforme à la réalité.
D’une part, le colis est toujours pesé et mesuré par le transporteur. Une approximation ou une erreur vous exposerait donc à des problèmes d’acheminement : blocage, supplément, perte de l’indemnité...
D’autre part, l’adresse doit être réelle et suffisamment détaillée pour permettre au transporteur d’accéder facilement au lieu de livraison. Dans le cas contraire, le prestataire peut considérer avoir effectué le déplacement et votre colis peut se retrouver stocké en entrepôt ou en point relais, le destinataire ayant alors la charge de le récupérer.
Notre recommandation : vérifiez toujours bien l’adresse du destinataire. Même lorsque vous indiquez un numéro de téléphone, les livreurs n’ont pas toujours la possibilité d’appeler le destinataire. Soyez donc précis !
Comment obtenir un bordereau d’expédition ?
Si vous passez par une plateforme comme Boxtal, vous recevez votre bordereau par mail à l’issue de votre achat. Il ne vous reste plus qu’à l’imprimer. Dans certains cas, le transporteur peut aussi contacter l’expéditeur afin de lui transmettre le bordereau.
Dans le cas où vous recevez votre bordereau par email, vous devez l’imprimer sur du papier blanc de format A4 ou sur une étiquette autocollante. Nous vous recommandons d’utiliser une imprimante laser pour vos impressions sur papier A4 ou, idéalement, une imprimante thermique pour vos impressions sur étiquette autocollante.
En bref, avec les solutions d’expédition comme Boxtal, vous pouvez télécharger le bordereau d’expédition directement depuis votre espace client ou le recevoir par email.
Comment utiliser votre bordereau d’expédition ?
Un seul bordereau doit être collé sur votre colis, pli ou palette. Fixez-le solidement afin qu’il ne puisse pas se détacher durant l’acheminement. La meilleure pratique consiste à glisser son bordereau dans une pochette adhésive transparente collée au carton.
Bon à savoir : ces pochettes sont indispensables pour les exportations. En effet, ce sont elles qui contiennent tous les documents obligatoires à joindre à vos envois internationaux.
Il doit être apposé sur le dessus du colis, jamais sur une arête ou un angle afin d’éviter que le code barre ne se retrouve coupé. En effet, le transport de colis étant souvent mécanisé, ce sont des robots qui scannent les informations. Le code barre doit donc être intégralement lisible.
L’astuce du pro : nous vous recommandons d’inscrire également l’adresse du destinataire sur le carton. Dans le cas où l’étiquette de transport se détacherait malencontreusement, cela peut permettre au transporteur de localiser votre colis.
En résumé, voici comment utiliser votre bordereau d’expédition :
- Imprimez-le sur papier A4
- Glissez le bordereau dans une pochette plastifiée
- Collez le bordereau sur le dessus du colis : le code barre doit être bien lisible
👉 Tous nos conseils sur l'emballage de vos marchandises dans un article dédié :
Lire le guide de la préparation de colis
*Informations données à titre indicatif. Selon le transporteur choisi, les informations peuvent varier.