Envoi de colis à l’international : mode d’emploi

Le bon vocabulaire pour vos formalités douanières

Les formalités douanières

Tout d’abord, quelques définitions pour comprendre le jargon de l’exportation…

Le dédouanement consiste à acquitter les droits de douane et la TVA. Pour les produits soumis à une réglementation particulière, il incorpore également tous les contrôles nécessaires. À l’exportation, le dédouanement permet la sortie hors d’un territoire douanier.

Les droits de douane forment un impôt prélevé sur une marchandise importée lors de son passage à la frontière. Ils sont soit forfaitaires soit calculés au cas par cas sur la base du Tarif Douanier Commun. Ces frais influencent le prix de votre produit.

Les Incoterms (pour International Commercial Terms) désignent les obligations entre le vendeur et l’acheteur dans le cadre d’un achat-vente international.

Le commissionnaire en douane : il s’agit d’un statut conférant à un intermédiaire la possibilité d’effectuer les formalités en douane (ou dédouanement), pour le compte d’autrui.

Maintenant que tout est clair, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet !

À lire aussi : 18 questions-réponses sur la TVA et l’e-commerce

Réglementation : envoyer un colis en Union Européenne

Au sein de l’Union Européenne, grâce au principe de libre circulation des marchandises, vous n’avez aucun droit de douane à payer ni aucun document douanier à joindre à votre envoi. Vous devez tout de même remplir une Déclaration d’Echanges de Biens (DEB), chaque mois, sur le site des douanes. Celle-ci reprend l’ensemble de vos échanges intracommunautaires et vise à veiller au respect des règles fiscales concernant la TVA.

Exceptions de territoires : certains territoires rattachés à l’UE sont concernés par les formalités douanières, y compris les DOM-TOM, collectivités et pays d'Outre-Mer, Andorre. Parmi ces territoires figurent : Büsingen et l'île d'Helgoland (Allemagne), les îles Féroé, Groenland (Danemark), les îles Canaries, Ceuta, Melilla (Espagne), les îles Aland (Finlande), le Mont Athos (Grèce), Campione d'Italia, Livigno, San Marin et le Vatican (Italie), Jersey, Guernesey (Grande-Bretagne). Il est important de se renseigner auprès des ambassades et CCI en cas de doute.

Pour les DOM, une fiscalité particulière s’applique. Si vos envois ne sont pas taxés sous forme de droits de douane, la taxation est calculée sur la base de la TVA locale (sauf Guyane et Mayotte où il n'y a pas de TVA), de l'octroi de mer (un impôt spécifique aux régions d’outre-mer) et des droits additionnels qui peuvent varier selon l'origine, la nature et la valeur de la marchandise.

Exceptions de produits : certaines marchandises restent interdites ou soumises à des restrictions de circulation comme les boissons alcoolisées, les huiles minérales, les armes, les médicaments, etc. Assurez-vous que les produits contenus dans vos envois soient bien admis à l’importation dans le pays de destination. Consulter notre article dédié à l’envoi des marchandises réglementées.

Formalités douanières : envoyer un colis hors de l’Union Européenne

Pour vos envois hors Union Européenne, vous devez joindre des documents obligatoires à votre envoi.

Le type de produit et les spécificités du pays de destination sont importants à prendre en compte. Pour vous accompagner, l’UE met à disposition des professionnels la Market Access Database qui vous permet de calculer les droits et taxes liés à votre envoi, de connaître les différentes formalités de dédouanement et les procédures, mais aussi d’identifier les documents obligatoires.

A noter : la signature et le cachet de l'entreprise sont obligatoires pour certaines destinations.

Notre reco : n’hésitez pas à vous rapprocher des ambassades, des Chambres de Commerce et d'Industrie (CCI) françaises à l’étranger, des CCI locales… afin de vous assurer des réglementations et des usages commerciaux des pays destinataires.

Documents obligatoires pour vos envois à l’international

La lettre de transport (LTA) ou Air Way Bill (AWB) ou bordereau d'expédition : elle constitue le contrat de transport, passé entre l'expéditeur et le transporteur. C’est en quelques sortes le « billet » de votre marchandise. Ce document détaille un certain nombre d'informations relatives à votre colis.

La facture commerciale : obligatoire pour l’envoi de vos marchandises destinées à la vente. Elle doit être fournie en 5 exemplaires et rédigée en français et en anglais. Le numéro d’EORI (Economic Operator Registration Identification) et l’incoterm doivent obligatoirement figurer sur la facture. Sans être obligatoire, le code douanier (ou numéro de nomenclature douanière) du produit envoyé peut être mentionné : il indique à la douane la catégorie à laquelle appartient la marchandise pour une identification et un traitement plus rapide de l’envoi. A noter également, si possible : le numéro d'identification de l'exportateur et celui de l'importateur. Certains pays, comme le Brésil, rendent cette information obligatoire.

Voici un exemple de facture commerciale.

La facture pro forma : c’est en quelque sorte une facture « provisoire » qui simplifie les échanges commerciaux entre fournisseur et client. Dans le cadre d'une expédition à l’international, elle permet d’évaluer le montant des marchandises. Si vos marchandises ne sont pas destinées à la vente, la facture pro forma doit être fournie en 5 exemplaires et rédigée en français et en anglais.

Voici un exemple de facture pro forma.

La déclaration d’origine : elle atteste de l’origine des marchandises expédiées, dans le cadre de relations commerciales préférentielles entre l’Union Européenne et certains pays. Elle permet de bénéficier de la réduction ou de l’exonération des droits de douane et facilite le dédouanement dans le pays de destination. Il s’agit d’une mention apposée par l’exportateur sur un document commercial. Appelée aussi déclaration d’origine sur facture (ou DOF), elle est valable pour des envois dont la valeur n’excède pas 6 000€. Dans ce cas, elle remplace le certificat d’origine EUR-1. Lorsque la valeur de l’envoi est supérieure, il faut avoir le statut d’Exportateur Enregistré.

Il peut parfois être nécessaire de compléter également les documents EUR-1 et ATR.

Le document EUR-1 est un certificat d'origine qui s’utilise pour l’envoi de marchandises obligatoirement originaires et fabriquées en Union Européenne. Il s’applique aux envois dont la valeur excède 6 000€ et selon les accords économiques préférentiels entre le pays destinataire et l'Union Européenne. Comme pour la déclaration d’origine, il permet de bénéficier de conditions douanières préférentielles.

Le document ATR remplit les mêmes fonctions que l’EUR-1 mais s'utilise, lui, pour les envois de marchandises en provenance de l'Union Européenne à destination de la Turquie exclusivement. Il justifie du caractère communautaire des marchandises qu'il accompagne.

Où se procurer ces documents ? À la Chambre de Commerce de votre région ou bien consulter les adresses des imprimeurs agréés sur le site des douanes.

Choisir le bon transporteur pour vos envois internationaux

Le transporteur est votre premier partenaire lorsque vous expédiez à l’international. Il peut même s’occuper d’effectuer le dédouanement de vos envois. C’est le cas d’UPS, DHL, Fedex, TNT et Chronopost qui disposent du statut de commissionnaire en douane. Tout comme pour vos envois en France, de nombreuses offres de transport existent : ainsi pouvez-vous expédier en express, en standard à domicile mais aussi en relais. Vos envois volumineux (sur palette) peuvent aussi être expédiés par voie aérienne.

La plupart des transporteurs s’appuient sur des réseaux mondiaux et sont donc capables de vous accompagner dans vos exportations. En voici quelques-uns et leurs spécificités :

• Fedex et UPS sont des spécialistes de l'Amérique du Nord.
• DHL livre 220 pays grâce à environ 850 vols par semaine vers le monde entier.
• TNT est très implanté en Asie et Océanie et Moyen Orient.
• Chronopost, spécialiste de l'Europe livre 95% des destinations européennes en J+1. C'est aussi le spécialiste des DOM !
• Delivengo permet une livraison en boîte aux lettres dans le monde entier.

L’emballage et l’étiquetage quand vos colis voyagent…

Pour tout envoi de colis, quelle que soit sa destination, nous vous recommandons d’accorder du soin à l’emballage de vos marchandises. Son rôle : protéger vos produits jusqu’à destination, éviter les litiges et satisfaire vos clients !

A l’international, vos colis sont souvent transportés par avion. Il y a donc un critère à ne pas négliger : le poids volumétrique ! Il s’agit d’un poids « fictif », réglementé par la convention de l’IATA (Association internationale du transport aérien), qui tient compte de l’encombrement du colis. Entre cette mesure et le poids réel, c’est toujours la valeur la plus élevée qui est appliquée. En savoir plus sur le poids volumétrique.

L'astuce pour réduire vos frais de port : pensez à optimiser le remplissage des colis pour en réduire le volume et à utiliser des calages légers comme des coussins d’air.

Votre emballage doit s’adapter à la taille et au poids de vos produits (ni trop rempli, ni pas assez, carton standard, double ou triple cannelure…). Sécurisez-le tout en appliquant du ruban adhésif solide (PVC ou armé). Lire notre guide complet pour réussir l’emballage de vos colis.

Pour ce qui est de l’étiquetage, seuls le bordereau d’expédition et les documents douaniers, insérés dans une pochette autocollante, doivent figurer sur l’emballage. Appliquez-les sur une surface lisse, de préférence sur le dessus du colis, jamais dans un angle ou sur une arête. Le code barre doit être parfaitement lisible par les robots lors des étapes automatisées de l’acheminement.

À noter : pour les pays ayant un alphabet différent (Russie, Asie, pays arabes), nous vous conseillons d'inscrire l'adresse locale sur le colis, mais de faire figurer l'adresse en caractères latins sur le bordereau et les documents obligatoires.

N'indiquez jamais '0 EURO' sur votre facture : votre envoi de colis international risquerait d'être retardé en douane pour estimation de la valeur à taxer ou retourné.

Inscrivez la valeur HT des marchandises et spécifiez l'unité monétaire afin d'éviter toute ambiguïté lors du passage en douane dans le pays de destination. Nous vous conseillons d'utiliser le dollar américain (USD) pour vos échanges hors Europe et hors zone francophone.

Tarifs de vos envois à l’international

Les tarifs dépendent de plusieurs facteurs : le poids, les dimensions, la destination et le délai. Par exemple, le relais vous permettra de livrer moins cher mais avec un délai plus long. A l’inverse, l’express sera rapide mais nécessitera un investissement plus important. Les prix varient aussi selon le transporteur choisi.

Pour réduire le prix de votre envoi, voici 2 conseils :

- Tenir compte du poids volumétrique (comme vu plus haut) : réduire le volume de vos envois vous permettra de faire quelques économies. Optimisez donc le remplissage de vos cartons. Mieux vaut un gros carton bien rempli que plusieurs petits cartons dans lesquels répartir votre marchandise. Pour le calage, pensez léger et optez pour des coussins d’air.
- Les comparateurs comme celui de Boxtal vous permettent de gagner en compétitivité à l’international en accédant à des tarifs réduits. Comment ça marche ? En mutualisant plus de 200 000 clients, Boxtal parvient à négocier des offres jusqu’à 75% moins cher par rapport aux prix pratiqués sur le marché du transport. Estimer le prix de votre envoi maintenant.

Suivi de vos colis à l’international

Côté suivi, il est important de pouvoir localiser votre colis en temps réel, que ce soit vous ou votre client. Il s’agit d’un élément fondamental de la satisfaction client, mais c’est aussi un gage de confiance et de réassurance, en particulier lorsqu’on livre à l’international !

Pour suivre vos envois à l’international, 3 possibilités s’offrent à vous :

- Pour vos envois hors Boxtal : consultez la page de suivi sur le site Internet du transporteur que vous avez choisi.
- Pour vos envois avec Boxtal : utilisez directement notre interface de suivi, quels que soient le transporteur et la destination. Lorsque vous réservez votre prestation de transport, vous recevez le numéro de référence de votre envoi. C’est celui-ci qui vous permettra d’effectuer votre suivi et de connaître la position de votre colis en temps réel, même si ce dernier est acheminé au bout du monde !
- Vous êtes e-commerçant et utilisez nos solutions connectées : depuis votre compte Boxtal, accédez directement à vos informations de suivi pour l’ensemble de vos commandes et pour toutes vos boutiques en ligne. Plus besoin de saisie : liens, numéros et statuts sont automatiquement renseignés.

Cas particulier : l’admission temporaire

Ce régime permet d’importer temporairement, en exonération ou réduction des droits de douane et des taxes, des marchandises non-communautaires qui sont destinées à être réexportées en l’état. Il peut s’agir de produits expédiés dans le cadre d’activités commerciales particulières comme les foires, les expositions, les salons… ou tout échange impliquant des allers et retours de part et d’autre des frontières. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site des douanes qui détaille les conditions d’application du régime d’admission temporaire.

Sur le même principe, l’exportation temporaire permet aux marchandises communautaires d’être exportées provisoirement hors de l’Union Européenne, et d’être réimportées en franchise de droits et taxes, après utilisation dans le cadre de l’activité commerciale de l’entreprise à l’étranger.

Attention : admissions et exportations temporaires ne sont pas disponibles sur les offres de transport que nous proposons sur Boxtal. Frais et taxes sont susceptibles d’être générés pour tous vos envois.

Liens utiles :

• En savoir plus sur les accords préférentiels unilatéraux de l’UE.
• En savoir plus sur les spécificités réglementaires de certains pays.
• Plein d’infos utiles pour vous développer à l’international sur le portail international de la CCI.

Enfin, pour retrouver toutes nos fiches pays, rendez-vous dans notre rubrique dédiée : Expédier à l’international

Source :(1) Insee